La pandemia de Covid-19 cambió radicalmente el lugar de trabajo cuando empresas de todo el mundo adoptaron políticas laboral desde el hogar. Por necesidad, y de la noche a la mañana, el uso de nuevas herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube, como Microsoft Teams, Slack y Zoom, se convirtió en la norma diaria.
Covid-19 ha influido en una nueva era de trabajo. Según Gartner, el 74% de las empresas planean seguir con el trabajo remoto de forma permanente, incluso después de que la pandemia haya remitido. Microsoft, Dropbox, Twitter y Slack han anunciado planes para que el trabajo desde casa sea permanente.
Un estudio de Mercer encontró que el 94% de los empleadores dijeron que la productividad de su empresa era en realidad la misma (67%) o más alta (27%) que antes de la pandemia. Y mientras el trabajo remoto está funcionando, las organizaciones están haciendo inversiones para mejorar las estrategias de trabajo digital. Sin la visibilidad que se brinda en los lugares de trabajo en persona, las empresas buscan obtener conocimientos, optimizar procesos e identificar y reforzar comportamientos laborales positivos utilizando nuevas herramientas de análisis de la fuerza laboral. Esta información basada en datos ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de las tendencias de rendimiento, identificar obstáculos y cuellos de botella de productividad, y diseñar y gestionar mejor el trabajo para las fuerzas de trabajo distribuidas.
Evolución del seguimiento laboral de los empleados
El análisis de la fuerza laboral evolucionó a partir del software de monitoreo de empleados, con la noción de que comprender la productividad no es un ejercicio unilateral centrado en la vigilancia o el seguimiento, sino más bien un proceso de colaboración entre empleadores y empleados enfocado en capturar información más profunda a partir de los datos de actividad de los usuarios digitales. Cuando se analizan de forma transparente, estos datos pueden proporcionar información sobre cómo interactúan los equipos, cómo los empleados pueden aprender y mejorar en sus trabajos y cómo se pueden optimizar los flujos de trabajo para respaldar los objetivos comerciales.
Comprender la productividad de la fuerza laboral se basa en un conjunto de métricas completamente nuevo basado en las interacciones del usuario con herramientas de colaboración / comunicación, aplicaciones SaaS y sitios web, y cómo esas acciones se relacionan con los resultados deseados. Estas nuevas métricas pueden ayudar a responder preguntas como:
- ¿Cómo podemos facilitar el trabajo mediante mejoras en los procesos?
- ¿Qué empleados están estrechamente alineados con los objetivos y expectativas?
- ¿Qué empleados están en riesgo de agotamiento?
- ¿Cómo trabajan nuestros miembros más productivos y podemos modelar su comportamiento en beneficio de otros miembros a través de capacitación y / o tutoría?
- ¿Nuestro equipo está en línea y está comprometido durante las horas de trabajo críticas o necesitamos ajustar las cargas de trabajo entre equipos con más capacidad?
- ¿Existen prácticas que distraen y derrochan?
- ¿Cómo varía el uso de la aplicación según el individuo y el equipo?
- ¿Qué herramientas no se utilizan? ¿Se están utilizando demasiadas herramientas o el cambio de contexto está ralentizando la productividad?
Midiendo lo que importa
Las empresas definen y miden la productividad de manera diferente y, a menudo, depende del tipo de rol, función y / o resultados previstos. Si bien los empleados utilizan una variedad de aplicaciones diferentes para realizar su trabajo, está surgiendo un conjunto común de métricas o indicadores clave de desempeño. Algunos de estos indicadores definidos por 451 Investigación, una parte de S&P Global Market Intelligence, incluyen:
Alineación – Alineación en torno a los objetivos, expectativas y flujos de trabajo correctos.
Atención – A medida que los trabajadores se enfrentan a un aumento de las distracciones digitales y del hogar, esto mide la participación en actividades importantes y de alto valor frente a las tareas o distracciones de bajo valor.
Esfuerzo – Dedicar suficiente tiempo, en el momento adecuado, a las actividades adecuadas.
Capacidad – Tener capacidad más allá del tiempo activo y concentrado para solucionar problemas y asumir nuevas actividades netas.
Conversaciones – El tiempo dedicado a colaborar.
Automatización – La cantidad de tiempo dedicado a tareas manuales.
Proceso – El número de pasos para completar un flujo de trabajo.
Atención – La cantidad de veces que los empleados cambian entre sus diferentes aplicaciones.
Rehacer – El número de veces que se revisan y modifican los flujos de trabajo individuales.
Velocidad – El tiempo que se tarda en ejecutar contra un gol.
Consideraciones tecnológicas
El análisis de la fuerza laboral proporciona vistas bajo demanda del desempeño de los empleados, tanto individualmente como entre equipos. Las soluciones más avanzadas aprovechan la información impulsada por la inteligencia artificial y garantizan la usabilidad para organizaciones más grandes a través del soporte de roles / grupos e integración de datos de terceros (identidad, ubicación, etc.). Estos conocimientos se pueden entregar en forma de tablas de clasificación de productividad, informes de actividad y puntos de referencia que brindan una medida objetiva del desempeño de los miembros del equipo en una semana, mes u otro período de tiempo personalizado.
Las siguientes consideraciones pueden ayudar a las organizaciones a evaluar los productos antes de elegir un proveedor de soluciones de análisis de la fuerza laboral:
- ¿La tecnología es nativa de la nube? Las tecnologías basadas en la nube suelen ser más fáciles de implementar y administrar en una fuerza de trabajo distribuida.
- ¿Tiene la tecnología una arquitectura abierta que le permita integrarse fácilmente con una serie de herramientas y fuentes de datos? La capacidad de integrar datos de varios sistemas proporciona un contexto y un valor mucho más amplios.
- ¿Se puede comprar como suscripción? La flexibilidad es imprescindible en el entorno económico actual.
- ¿Qué medidas ha tomado el proveedor para garantizar la seguridad y privacidad de los datos del usuario? Una solución debe tener múltiples capas de protección en una infraestructura confiable y distribuida, incluido el cifrado de datos, el inicio de sesión único y la autenticación de múltiples factores.
Adopción de las mejores prácticas
Los equipos remotos dictan un nuevo tipo de cultura laboral, que requiere nuevos tipos de análisis de la fuerza laboral e indicadores de desempeño, que se expanden más allá de las operaciones centradas en recursos humanos para abarcar áreas como las operaciones de TI y las líneas de negocio. Estas funciones siempre buscan formas de agilizar y optimizar los procesos y flujos de trabajo de los empleados para impulsar el negocio de manera más eficaz y eficiente.
Independientemente de lo que esté buscando lograr, las mejores prácticas de análisis de la fuerza laboral deben priorizar los conocimientos (frente a la supervisión) para ayudar a los equipos a generar confianza, respeto y responsabilidad. También deben incluir a las personas como participantes activos en el establecimiento de metas y la medición del progreso, con los gerentes como entrenadores y facilitadores.
A medida que ingresamos a una nueva era de trabajo digital, las empresas que adoptan la analítica del lugar de trabajo como base para una cultura de mejora continua y productividad crearán experiencias de empleados más gratificantes, equipos comprometidos y negocios exitosos.
