El mejor software de escaneo simplifica y facilita la digitalización de sus documentos en papel a través de aplicaciones, mejor programa para escanear.
La tecnología de escaneo se ha vuelto cada vez más disponible y accesible, lo que significa que la oficina sin papel ahora tiene una clara posibilidad de convertirse en una realidad. La capacidad de escanear documentos en copias electrónicas que se pueden almacenar localmente o en la nube es ahora una característica común de muchas empresas.
Sin embargo, hay muchos tipos diferentes de software de escaneo disponibles y diferentes tipos de documentos disponibles. El mejor software de escaneo podrá satisfacer una variedad de necesidades diferentes y, especialmente, podrá almacenar documentos en diferentes formatos según sea necesario. A menudo, serán archivos PDF, ya que es un archivo universal, pero a veces se requerirán formatos de archivo Word u otros formatos de oficina, así como diferentes formatos de imagen.
La calidad también es una consideración esencial, ya que los documentos escaneados deben seguir siendo precisos y legibles, lo que significa que el software de escaneo que no puede representar correctamente números y letras necesariamente no será bueno. Afortunadamente, en estos días la mayoría de las soluciones de escaneo brindan documentos de excelente calidad, pero si no está seguro de su propio software, siempre puede entregar sus documentos a una empresa de escaneo para que lo haga por usted.
Desde potentes plataformas de Adobe centradas en la empresa hasta servicios de recogida perfectos para pequeñas empresas, consulte lo mejor del mundo de escaneo y conversión de documentos a continuación. Tomamos en cuenta las funciones disponibles, los costos relativos, las revisiones profesionales y las experiencias de los usuarios al hacer nuestras recomendaciones sobre el mejor software de escaneo.
Las mejores aplicaciones de escaneo: de un vistazo
Si hay una empresa de software que sabe cómo manejar uno o dos documentos, es Adobe, y cuando se trata de archivos PDF, está en buenas manos con Acrobat DC, que significa ‘Document Cloud’. Después de todo, casi todo el mundo ha utilizado Adobe Acrobat Reader para abrir un PDF en algún momento.
La plataforma le permite crear archivos PDF desde casi cualquier lugar: aplicaciones de Microsoft Office, la cámara de su teléfono cuando está fuera de casa, páginas HTML e incluso desde correos electrónicos, hojas de cálculo y documentos dispares que se pueden combinar y organizar en un simple Archivo PDF.
Las características clave incluyen contraseñas y permisos para mayor seguridad, plantillas estandarizadas para mantener sus documentos con un estilo consistente, la capacidad de editar y anotar tanto texto normal como datos en tablas, una herramienta de comparación para identificar diferencias entre diferentes versiones del documento, y ‘conversiones de PDF a Word, Excel y PowerPoint. El almacenamiento de todos estos archivos convertidos también es más fácil gracias a las integraciones con Dropbox, OneDrive y Box.
Con Adobe Acrobat, escanear su documento es realmente solo el comienzo, pero la advertencia con esta plataforma, como muchas herramientas de Adobe, es que no es barata.
2. Abbyy FineReader: Una excelente herramienta de OCR
Abbyy es responsable de una serie de herramientas de software orientadas a la empresa y entre ellas se encuentra su plataforma para el escaneo de documentos, FineReader. Este software le permite editar, revisar, proteger, comparar y convertir archivos PDF y escaneos.
La función de editor de PDF gratuito le permite comentar y anotar su PDF, lo que lo hace perfecto para la colaboración. Compare, mientras tanto, lo ayuda a identificar cambios de texto entre diferentes versiones del mismo documento, lo que ahorra tiempo en la revisión y revisión.
FineReader llama a su tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) «líder mundial» nada menos que promete una conversión precisa de documentos en papel, escaneos y PDF a Word, Excel, PDF con capacidad de búsqueda y otros formatos de archivo.
Si se trata de escanear a gran escala, la función Hot Folder está disponible para ayudar a programar el procesamiento por lotes y realizar un seguimiento de los documentos para su conversión con carpetas «supervisadas». FineReader puede reconocer la friolera de 192 idiomas, por lo que debe estar cubierto sin importar de dónde provengan sus documentos.
3. PaperScan: El software de escáner universal
PaperScan adopta el enfoque de actualizar el software de su escáner a una solución más sólida para aprovechar al máximo el dispositivo. Después de todo, si bien la mayoría de los escáneres se envían con software, los fabricantes con demasiada frecuencia se centran en construir el hardware, relegando el software a algo más de una ocurrencia tardía.
En cambio, PaperScan tiene como objetivo proporcionar funciones útiles adicionales que le permitirán no simplemente escanear sino también organizar sus documentos después de escanear. Una versión gratuita viene con herramientas de posprocesamiento como rotación, eliminación de bordes, eliminación de perforaciones y ajustes de color con opciones de filtro. Sin embargo, esta versión del software tiene publicidad.
La edición Home de PaperScan ofrece lo mismo pero sin anuncios, junto con algunas opciones de formato de archivo diferentes para guardar, todo por una tarifa única.
Es realmente la edición Professional donde PaperScan realmente se destaca, ofreciendo una amplia gama de funciones para agregar a su escáner para que la organización de los archivos escaneados sea mucho más fácil. Las características aquí incluyen soporte para PDF-OCR en más de 60 idiomas, procesamiento por lotes con eliminación automática de páginas en blanco, anotaciones y herramientas de edición de color adicionales.
En general sobre software para digitalizar, PaperScan ofrece un conjunto de herramientas realmente útil a un precio muy competitivo en comparación con los proveedores más grandes.
Otro jugador clave en la escena de la productividad empresarial es Estándar OmniPage de Kofax.
La tecnología OCR de OmniPage Standard se encarga de escanear todo tipo de documentos en papel de manera rápida y eficiente. El resultado es una biblioteca digital de archivos PDF que puede utilizar el software para editar según sea necesario, así como realizar funciones de búsqueda.
La plataforma promete conversiones de alta calidad que mantienen las características del documento original: columnas, tablas, viñetas, gráficos y todo. También admite una amplia gama de plataformas de software para administrar estos documentos, incluidos Word, Excel, PowerPoint, Corel, Wordperfect y la propia herramienta Power PDF de Kofax.
Convenientemente, OmniPage puede procesar a través de una amplia gama de dispositivos que capturan texto como una imagen, por lo que si su teléfono, tableta o cámara está a mano, puede escanear, convertir y administrar sus archivos en movimiento.
El precio es relativamente competitivo, OmniPage Standard cuesta menos de $ 100 por una licencia única.
Readiris es una herramienta de escaneo que captura y convierte sus documentos en archivos editables gracias a su tecnología OCR.
El servicio le permite convertir archivos PDF, imágenes y textos de una imagen o documento escaneado a Word, Excel, Powerpoint o un PDF indexado. Siguiendo el ritmo de sus competidores de nivel superior, Readiris también le permite anotar archivos y hacer comentarios, lo que hace que la plataforma sea adecuada para la colaboración en el proceso de escaneo y conversión.
Sus capacidades de audio también son bastante útiles, ya que los documentos y libros se pueden convertir en archivos MP3 y Wav, lo que le permite digerir textos sin siquiera tener que leerlos. También puede grabar comentarios de voz, eliminando por completo el proceso de edición de lectura y escritura si lo prefiere.
Readiris viene en tres paquetes, incluso la versión más simple ofrece anotaciones y comentarios, incluso en audio, así como opciones de fusión y compresión para acelerar el procesamiento de documentos. También admite hasta 30 idiomas.
La versión Pro puede admitir hasta 138 idiomas, así como opciones adicionales de edición y conversión, mientras que la versión corporativa también agrega protección, firma, procesamiento por lotes, así como opciones de administración y archivo.
Aplicaciones de escaneo móvil a considerar
Si bien hemos cubierto algunos de los principales software anteriormente sobre el programa para escanear, especialmente para empresas con archivos importantes para digitalizar, existen otras aplicaciones de escaneo de documentos disponibles que también vale la pena considerar. Este es especialmente el caso de las aplicaciones de escaneo para Android e iOS que ahora le permiten fotografiar documentos y convertirlos en archivos PDF para sus registros:
los Aplicación de escáner Adobe Scan es el primero en nuestra lista, debido a la gama de herramientas PDF adicionales de Adobe. La aplicación del escáner se puede descargar gratis y le permite obtener una vista previa de las dimensiones del archivo, así como rotar, recortar y editar el color según sea necesario.
Genius Scan es otra aplicación móvil útil para teléfonos que le permite tomar fotos de documentos y guardarlos como archivos PDF. Además de eso, las características incluyen detección de página inteligente, corrección de perspectiva y mejora de imagen. Y con el escaneo de parches, puede crear copias digitales de docenas de páginas en segundos.
Scanbot escanee documentos, recibos, bocetos, pizarras, tarjetas de visita, etiquetas, códigos QR y códigos de barras en 200 ppp. Hay cinco modos de color disponibles, así como herramientas para recortar y optimizar documentos escaneados. Al igual que con aplicaciones de escaneo similares, los documentos se pueden guardar automáticamente en un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox.
CamScanner no solo le permite crear imágenes de documentos y guardarlos como archivos PDF en la nube, sino que también permite la función de edición colaborativa para agregar anotaciones y marcas de agua a los documentos. Dirigido principalmente a usuarios comerciales, puede guardar documentos en la nube y también asignar una contraseña a los archivos que escanee y guarde.
