Los mejores servicios de fax en línea pueden proporcionar fax a correo electrónico seguro basado en la nube.
Las máquinas de fax siguen siendo comunes en muchas oficinas, pero los mejores servicios de fax en línea le han dado una buena oportunidad a las máquinas físicas en los últimos años. Esto implica enviar un correo electrónico para que lo imprima una máquina de fax al final del número de fax.
Si bien la tecnología de fax puede parecer un poco desactualizada para algunos, ofrece la ventaja de la seguridad, además de proporcionar comunicaciones impresas directamente para que puedan leerse en lugar de olvidarse en el buzón de correo electrónico de alguien y luego imprimirse de todos modos.
El resultado es que los faxes siguen estando muy presentes en el mundo empresarial moderno y siguen siendo una herramienta esencial para muchas empresas y otras organizaciones, en particular para transacciones que requieren una firma, como contratos legales o acuerdos inmobiliarios.
En este artículo, hemos analizado los mejores servicios de fax en línea, evaluando sus características respectivas y teniendo en cuenta los costos para seleccionar las mejores ofertas para su pequeña empresa.
Los mejores servicios de fax en línea: de un vistazo
Fax.Plus es un servicio de fax en línea que ofrece flexibilidad multiplataforma y una interfaz compatible con dispositivos móviles. Aunque es un servicio en línea, puede mantener su número de fax normal y puede estar seguro de que está protegido mediante el cumplimiento de los protocolos HIPAA y PCI. El servicio está diseñado para ser fácil de usar y los faxes se pueden firmar con solo tocar un botón.
Un nivel gratuito permite hasta diez páginas por mes, pero eso es solo para enviar y no hay opción de recibir, y solo se recomienda para usuarios ligeros e individuales. Los planes pagados incluyen 100 páginas y cada página adicional se cobra por página, aunque sí incluye la capacidad de usar firmas electrónicas.
El nivel Business es bueno para equipos pequeños de hasta 5 miembros y también le permite exportar registros de fax como archivos CSV. También hay un panel de administración para la gestión del equipo y la integración de Slack para las comunicaciones. Se proporcionan hasta 800 páginas por mes dentro de este plan, con cualquier recargo por página.
SRFax es una forma económica y eficaz para que cualquier empresa envíe y reciba faxes en línea. Teniendo en cuenta sus características y precios, es uno de los mejores servicios de fax en línea en general.
Con SRFax, puede enviar faxes en línea a través del sitio web o mediante correo electrónico a fax. Además, el controlador de impresora SRFax facilita el envío de un documento por fax desde cualquier programa. Actualmente, el controlador solo está disponible en Windows, pero los usuarios de Mac aún pueden enviar documentos por fax desde otras aplicaciones a través del cliente SRFax.
Además, la aplicación SRFax Xfer descarga todos los faxes que recibe en su computadora, lo que le brinda un acceso conveniente a todos los documentos. SRFax viene con almacenamiento en línea ilimitado, por lo que puede mantener los faxes en línea si lo prefiere. Puede agregar contactos a su cuenta SRFax manualmente o importando un archivo .csv.
El sitio web tiene un diseño relativamente básico, pero también es extremadamente claro y fácil de usar. SRFax proporciona varias medidas de seguridad sólidas, como el inicio de sesión único, para mantener su cuenta segura.
Faxage es un servicio de fax en línea impresionantemente completo que permite a los usuarios enviar y recibir. Si bien no es especialmente barato, este proveedor se destaca por ofrecer un número ilimitado de usuarios en cada cuenta y una gran cantidad de funciones administrativas.
Faxage incluye una serie de funciones útiles con cada plan. Para comenzar, puede agregar una cantidad ilimitada de cuentas en línea a cualquier plan, incluidos los planes marcados para individuos. Esa es una gran ventaja para las pequeñas empresas.
Faxage también facilita el envío de faxes. Puede crear nuevos faxes a través de su cuenta en línea y adjuntar cualquier documento o imagen de su computadora. Alternativamente, puede enviar faxes directamente desde su correo electrónico. Los usuarios de Windows también obtienen acceso al controlador de impresión Faxage, que le permite enviar un fax directamente desde la mayoría de los programas de Microsoft Office.
Otra gran ventaja de Faxage es que todas las cuentas tienen acceso a la API. Este sistema le permite integrar capacidades de envío y recepción en sus flujos de trabajo existentes. Faxage también pone más énfasis en la seguridad que muchos de sus competidores, utilizando SSL y TLS para cada fax enviado desde la interfaz basada en web, la API o su correo electrónico.
Si bien algunos de los mejores servicios de fax en línea son independientes, RingCentral Fax puede funcionar de esa manera o como parte integrada de su plataforma de centro de llamadas.
El servicio RingCentral Fax está basado en la nube, por lo que se tarda unos minutos en configurar, y eso también significa que puede acceder a él desde cualquier dispositivo mediante un navegador web o una aplicación móvil.
Una de las mayores ventajas de los servicios de fax de RingCentral no es solo el precio, sino el hecho de que se puede actualizar para utilizar la plataforma de centro de llamadas de RingCentral. Esto significa disfrutar de todas las ventajas de las comunicaciones todo en uno y omnicanal, por lo que puede cambiar fácilmente entre fax, teléfono, correo electrónico, texto y mensajería de redes sociales para mantener sus contactos con socios comerciales y clientes.
Además, el centro de llamadas de RingCentral es una plataforma poderosa con una serie de integraciones disponibles, sobre todo con Salesforce, Google, Amazon y Microsoft. Esto lo convierte en una solución increíblemente versátil para trabajar en su negocio.
El servicio de fax en sí tiene dos niveles de precios diferentes. El plan Fax 1500 ofrece hasta 1500 faxes gratuitos por mes y cargos por fax después, además de incluir la integración de almacenamiento en la nube con Box, Dropbox, Google Drive y Microsoft.
FaxMejor tiene una interfaz muy simple que a veces parece demasiado básica, pero también es un servicio de fax en línea que ofrece la posibilidad de recibir faxes de forma gratuita, algo que aún no hemos visto de ningún competidor serio.
Hay un registro completo de sus faxes enviados y recibidos en su panel de control, y aunque no puede arrastrar y soltar faxes para clasificarlos, puede seleccionar varios documentos para etiquetarlos con una etiqueta o eliminarlos de su bandeja de entrada. La capacidad de buscar en su historial de fax también incluye la posibilidad de buscar texto dentro de un documento específico.
Generalmente, sin embargo, FaxBetter es más funcional que brillante como servicio. Hace lo que necesita para hacerlo lo suficientemente bien, pero carece de las funciones más avanzadas que ofrecen los competidores.
Al decir eso, los planes de precios reflejan esto, lo que hace que FaxBetter sea ideal para cualquiera que no necesite todos los extras que ofrecen otros servicios de fax en línea, y solo necesita un servicio de fax simple pero confiable.
Considere también estos servicios de fax en línea
Reducir nuestra lista de los mejores servicios de fax en línea resultó complicado, por lo que aquí hay algunas menciones notables adicionales.
Faxburner se destaca de la competencia con un nivel gratuito utilizable y límites de página más altos y menos restrictivos que sus competidores en los niveles pagos. Su aplicación proporciona una funcionalidad adicional, como la capacidad de recibir, firmar y enviar documentos, todo desde una plataforma móvil.
Metrofax es un buen proveedor de fax en línea si es importante para usted tener una aplicación móvil y soporte 24/7. Pero no enfatiza la seguridad y las características podrían ser más sólidas.
Hellofax es un excelente proveedor de fax en línea si valora la integración con sus espacios de almacenamiento en la nube, seguridad y privacidad. Pero los planes son caros en comparación con los competidores de HelloFax.
Gotfreefax se destaca por permitir a los usuarios de pequeñas empresas crear cuentas prepagas. Si bien nos gustaría que se admitieran más tipos de archivos, también nos gusta que pueda cargar hasta 10 archivos por fax.
FaxZero es una excelente opción para enviar un fax electrónico si solo necesita enviar documentos ocasionalmente. La interfaz es extremadamente simple y el servicio es económico incluso si no puede aprovechar la opción de envío de faxes gratis.
Características clave a considerar al comprar un servicio de fax en línea
Hemos destacado cinco puntos clave que debe tener en cuenta al elegir la solución de fax en línea adecuada para satisfacer sus necesidades.
1. Archivo de documentos
Sí, todos seguimos esperando la oficina sin papel que nos prometieron por error hace décadas. Sin embargo, estamos avanzando lentamente hacia él, con el archivo digital de documentos. Con un servicio de fax en línea, los documentos enviados por fax, en lugar de estar en papel, se digitalizan automáticamente. Además, algunos servicios de fax ofrecen archivo digital, por lo que mientras permanezca con el proveedor, todos sus faxes enviados y recibidos estarán disponibles en una base de datos en línea, lo que le brinda una solución de almacenamiento ordenada.
2. Integración con servicios de almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube es una herramienta comercial importante en estos días. Con esto, no solo puede archivar archivos existentes, sino también crear nuevos documentos con aplicaciones de procesamiento de texto y hojas de cálculo integradas en el servicio (solo mire Office 365 de Microsoft o G Suite de Google, que se están convirtiendo rápidamente en elementos esenciales de la empresa).
Por lo tanto, busque un servicio de fax en línea que se integre fácilmente con estas soluciones en la nube para mejorar su flujo de trabajo, haciendo que la creación y luego el envío de documentos por fax sea un proceso perfecto.
3. Soporte multiplataforma
La mayoría de los servicios de fax en línea tienen aplicaciones móviles (iOS y Android) para usar mientras se desplaza a través de un teléfono inteligente o tableta. También busque un servicio que tenga software para soportar plataformas de escritorio, ya que, ¿quién quiere usar su teléfono inteligente para una tarea comercial cuando está sentado frente a su computadora de escritorio?
4. Límites de páginas más altos
Los límites de páginas son una desventaja importante de algunos servicios de fax en línea. Asegúrese de estimar adecuadamente sus necesidades a este respecto y busque planes que cuenten el total mensual, y no lo divida en categorías de envío y recepción (lo que podría hacer que supere el límite sin darse cuenta).
En resumen, busque un plan que ofrezca una cantidad adecuada de páginas y una tarifa razonable por exceso de páginas. Busque también un servicio con varios niveles, incluido uno ilimitado, para que no haya peligro de que su empresa supere su servicio de fax.
5. Disponibilidad de números de teléfono de fax
Mientras que el fax en la nube une el fax con Internet, la parte orientada hacia adelante del servicio de fax es el número de fax. Los mejores servicios de fax permiten una mayor cantidad de opciones al elegir un número de fax, y estos incluyen números locales, números gratuitos e incluso opciones personalizadas.
También puede haber opciones para tener un número internacional ubicado en un país con el que hace negocios para darle a su empresa una mayor presencia local. Finalmente, debería haber una opción para transferir un número de fax existente a un costo asequible.
